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L'Univers officiumlive

C’est quoi l’assistant OfficiumLIVE?
L’assistant OfficiumLIVE, c’est une extension de vous-même qui suit votre quotidien d’entrepreneur et de
travailleur autonome et vous appuie dans vos tâches administratives.
Est-ce que mon assistant est situé au Québec?
Votre assistant OfficiumLIVE est un humain qui est, comme vous, entrepreneur au service de votre entreprise. Même s’il peut voyager ou vivre dans n’importe quelle communauté au monde, tous les
assistants OfficiumLIVE suivent notre certification afin d’assurer la prestation de services recherchée. Peu importe sa localisation dans le monde, vous aurez toujours un accès direct à votre assistant via son adresse de messagerie et un numéro de téléphone unique.
Est-ce que je peux choisir mon assistant?

Si vous êtes déjà familier avec la plateforme OfficiumLIVE et que vous avez un assistant qui l'utilise, vous avez la possibilité de demander qu'il soit attribué sur votre compte.

Si vous êtes nouveau avec notre plateforme OfficiumLIVE et que vous n'êtes pas référé par un assistant en particulier, nous attribuons automatiquement un assistant responsable de votre service en fonction de votre profil d'entrepreneur ou de travailleur autonome.

Dans tous les cas, tous nos assistants sont certifiés OfficiumLIVE et vous garantissent un service impeccable.

Quelles sont les services couverts par les assistants OfficiumLIVE?

L’assistant OfficiumLIVE vous offre des services complets de téléphonie et de tenue de livres via une plateforme en ligne et une application mobile. Pour profiter pleinement des bénéfices des
assistants OfficiumLIVE, nous y avons même inclus la possibilité de facturer vos clients et de stocker vos informations à partir de 0$/mois pour un nombre d’utilisateurs illimité! Vos autres services sont payables à l’utilisation seulement. En tout temps, vous pouvez vous référer à notre page Tarifs pour avoir un aperçu des coûts selon votre situation et votre utilisation des services.

Pourquoi un assistant OfficiumLIVE plutôt qu’un logiciel?

L’utilisation d’un logiciel est généralement associée à des frais mensuels et nécessite de l’interaction de votre part ou d’un employé/partenaires afin de générer des résultats. Ce type d’interaction est toutefois difficile à évaluer et se fait rarement en temps réel. Il devient alors complexe de prendre des décisions éclairées pour votre entreprise.

L’assistant OfficiumLIVE déploie ce qu’un logiciel ne peut pas faire : par son approche à la fois humaine et technologique, il vient automatiser votre entreprise en temps réel. Avec les services d’un assistant OfficiumLIVE, vous êtes toujours en contrôle de vos informations et de votre budget puisque notre service est payable à l’utilisation. Plutôt que d’avoir des frais fixes comme un logiciel, votre assistant est à frais variable et s’adapte à votre volume d’appels et de transactions.

Est-ce que je dois aviser mon assistant quand je suis absent du bureau ou indisponible?

Non, vous n’êtes pas obligé! Nous vous conseillons toutefois d’envoyer un courriel à l’adresse de votre assistant en cas d’absence du bureau ou d’indisponibilité. Puisqu’il agit à titre de représentant de première ligne de votre entreprise, il peut s’avérer utile qu’il soit au courant de ces périodes.

Est-ce que la technologie de l’assistant est sécurisée?

Oui! Nous utilisons des technologies reconnues par le marché et fréquemment utilisées dans par les banques et les compagnies d’assurances.

Est-ce que les dépenses de l’assistant sont admissibles dans ma comptabilité d’entreprise?

Oui! Puisqu’il s’agit d’un coût technologique pour accéder à la plateforme, ces dépenses sont admissibles.

Est-ce qu’il y a un engagement avec l’assistant à la suite de son activation?

Non! Vous accédez à votre assistant gratuitement, sans contrat et les services sont payables à l'utilisation seulement. Si vous n'utilisez pas votre assistant, vous ne paierez que les frais de base reliés aux options souhaitées.

Est-ce que je dois saisir une carte de crédit pour m’inscrire?

Vous n'avez pas besoin de saisir de carte de crédit pour activer votre compte OfficiumLIVE. Sans carte de crédit, vous pouvez ouvrir un compte et accéder au module de facturation sans problème.
Une carte de crédit est toutefois requise lorsque vous souhaitez activer un service d’assistance téléphonique ou de tenue de livres.

Est-ce que je peux changer d’assistant?

Oui! Si votre assistant ne répond pas à vos attentes, il est toujours possible d’avoir un nouvel assistant sans changer d’environnement afin de vous assurer de ne pas perdre des données dans un transfert
d’informations. Un nouvel assistant sera formé sur votre quotidien et les accès à votre compte OfficiumLIVE serons conservés.

Est-ce que je peux personnaliser les services de l'assistant?

Évidemment! Tous les services que vous activez sont personnalisés afin de représenter votre quotidien et vos objectifs. L'assistant est là pour simplifier votre vie : vous pouvez le considérer comme votre
assistant personnel pour entreprise.

Est-ce que je peux avoir un nombre d’utilisateurs illimité?

Oui! Les accès à votre assistant OfficiumLIVE sont illimités et gratuit. Un utilisateur est un compte identifié par un email. Il ne doit être utilisé que par une seule personne. Vous pouvez toutefois en avoir un nombre illimité.

Que ce soit pour vos experts-comptables, vos employés, ou même pour votre conjoint(e), vous n’avez pas besoin de payer pour partager l’environnement de votre assistant autour de vous.

Comment OfficiumLIVE fait pour vivre ?

Les services des assistants sont payables à l'utilisation et c'est pour cette raison que nous avons la capacité de mettre à votre disposition gratuitement un module essentiel dans la gestion de votre entreprise : le service de facturation en ligne.

Est-ce que je peux stocker des informations?

Que ce soit pour lister vos clients, envoyer vos factures ou même des informations sur votre comptabilité ou votre assistant téléphonique, les informations et documents reliés à l'utilisation des services sont
stockés et leur quantité peut être illimitée!

Est-ce qu’il y a des frais d’activation des services de l’assistant?

Aucuns frais pour la facturation en ligne.
En ce qui concerne la mise en place des autres services de l’assistant, des frais d’activation sont reliés à la configuration de votre compte OfficiumLIVE selon la complexité du dossier et facturable à la seconde de traitement.

L'apprentissage de ce nouveau logiciel me prendra-t-il plusieurs heures?

Non! Contrairement à un logiciel qui est un produit, nous offrons un service structuré et structurant pour vous avec l’assistant. L’automatisation de votre entreprise et l’accès à votre assistant représente un gain de temps incroyable tout en limitant les pertes de temps afin que vous fassiez ce que vous aimez.

De quelle façon les services de l’assistant me sont-ils facturés?

Après avoir créé un compte, vous devrez ajouter une carte de crédit à votre compte et spécifier les paramètres de recharge automatique.

Les services de l’assistant sont payables à l’utilisation selon leurs propres modalités et les montants seront d’abord débités au solde de votre compte.

Comment fonctionne le support?

Des tutoriels et notre assistant d'accueil Thomas sont à votre disposition 24h/24! Vous avez également accès à une base de connaissances très détaillée pour vos questionnements plus techniques.

De plus, vous pouvez écrire ou téléphoner à votre assistant responsable du service quand vous le souhaitez et c'est encore une fois payable à l'utilisation.

Et si j’ai un problème technique, est-ce que l’assistant responsable de mon dossier est capable de prendre en charge ma demande?

Oui! Votre assistant responsable prendra en charge la demande et validera avec l’équipe technologique directement afin de valider l’origine de la situation.

Ok, mais j’ai quoi réellement quand j’active l’assistant à 0$?

Nous avons inclus tout ce qui était nécessaire pour facturer comme un pro :

  • Personnalisation de vos factures
  • Personnalisation de vos courriels de communications
  • Personnalisation de vos produits et services
  • Gestion des taxes
  • Paiement en ligne par vos clients
  • Suivi des paiements et des revenus dans un tableau de bord

Nous vous invitons à découvrir toutes ces fonctionnalités directement en activant votre assistant.

Ok, l’activation est gratuite, mais que faites-vous de mes données ?

Vous pouvez sortir du jour au lendemain, sans aucuns frais. Il vous suffit d’exporter l’ensemble de vos factures et documents pour démarrer avec un autre logiciel si vous le souhaitez.

Ok, c’est gratuit, mais il doit y avoir de la publicité?

Même pas! Notre modèle n’est pas basé sur la publicité, mais sur l’assistant payable à l’utilisation pour vous aider à faire ce que vous aimez. Nous ne mettrons donc pas de publicité dans notre plateforme.

Si je veux quitter la plateforme et que mon compte a encore de l’argent dessus, suis-je remboursé?

Tout remboursement est sujet à un frais administratif de 20% de la somme sur le compte OfficiumLIVE et sur le montant réel payé. Dans la situation où vous avez bénéficié d’une promotion sur votre compte OfficiumLIVE vous permettant d’avoir des montants supplémentaires à utiliser sur la plateforme, vous serez remboursé sur le montant réel restant injecté sur la plateforme.

(ex: le client ayant bénéficié du programme double ton argent et ayant crédité son compte d’un montant de 100 $, lui donnant donc droit à 200 $ d’utilisation de la plateforme, s’il a utilisé 50 $ du montant total obtenu et qu’il souhaite résilier l’entente, OfficiumLIVE lui remboursera 75 $ moins les frais administratifs).

Facturation

Est-ce que le module de facturation est vraiment gratuit?

Oui, oui! OfficiumLIVE est l’assistant des travailleurs autonomes et des entrepreneurs.

Afin de vous aider et vous accompagner au quotidien, nous avons mis à votre disposition la possibilité de faire vos factures, stocker vos clients, envoyer des factures par courriel, et ce, tout à fait gratuitement avec un nombre d’utilisateurs illimité.

Pourquoi l'offrir gratuitement ?

Nous l’avons tout d’abord fait pour répondre à une demande du marché. Selon certaines études, 45% des TPE-PME utilisent encore Excel ou Word pour facturer.

Il est certain que prochainement, il deviendra obligatoire de facturer avec un logiciel en ligne et on ne pourra bientôt plus facturer selon des méthodes traditionnelles.

Cette solution contribue à la transformation numérique des entrepreneurs et des travailleurs autonomes qui cherchent aujourd’hui une solution gratuite pour facturer de manière professionnelle.

Est-ce que ce service sera toujours gratuit?

Oui! Automatiser son entreprise passe par l’utilisation de la facturation qui est l’essence même de vos revenus. Nous allons toujours nous assurer de conserver ce module gratuit.

Combien de temps dois-je prévoir pour l’envoi d’une facture après la création de mon compte?

Quelques minutes et le tour est joué.

Puis-je importer ma liste clients de mon logiciel actuel?

Oui. Nous avons préparé un gabarit d’importation afin que vous puissiez ne rien perdre de vos données déjà listées dans votre vie.

Puis-je personnaliser mes factures et mes courriels?

Oui! En y intégrant votre logo et en personnalisant les textes, les produits et les services à votre image et selon votre approche.

Est-ce qu’il y a une limite au volume de factures et de clients?

Jamais. Vous pouvez en envoyer autant que vous le souhaitez!

Allez-vous inclure plus de modules dans la facturation (ex : soumission)?

Nous travaillons présentement aux prochaines fonctionnalités que l’assistant OfficiumLIVE mettra à votre disposition afin de vous bonifier le système de facturation. Abonnez-vous à notre infolettre pour être le premier informé!

Est-ce que je peux facturer avec l’application mobile OfficiumLIVE?

C’est prévu dans les prochains mois d’avoir cette option sur l’application mobile. Nous songeons également à la possibilité de d’encaisser le paiement à même l’application mobile.

Est-ce que je peux facturer mes clients par carte de crédit/débit?

Oui et non! Nous sommes connectés avec Stripe actuellement. Il suffit de suivre les étapes d’activation de votre paiement en ligne. Chacune de vos factures aura une section disponible pour que vos clients puissent payer par carte de crédit. Toutefois, Stripe n’offre pas encore l’option du paiement par carte de débit dans notre intégration actuelle.

Puis-je sélectionner l’ordre de génération des numéros de factures?

C’est un système automatisé qui prend en compte plusieurs éléments : Année, mois et numéro séquentiel. Par exemple, une troisième facture générée le 17 mars 2019 porterait le numéro 19033.

Puis-je importer mes produits et services utilisés par un autre logiciel?

Oui! Il vous suffit de remplir le document fourni et le réintégrer dans la section requise à partir de la plateforme en ligne.

Est-ce qu’il y a un délai de dépôt lorsque je me fais payer en ligne?

Le délai du premier dépôt de paiement au compte bancaire peut prendre de 7 à 10 jours pour des questions de sécurité. Par la suite, les prochains seront déposés selon la configuration du compte pour que le dépôt se fasse quotidiennement et selon les délais de dépôt Stripe.

Assistant tenue de livres

Est-ce que mon assistant est comptable?

Non. Votre assistant est un technicien comptable certifié qui vous apporte tous les bénéfices d’une saine tenue de livres et qui vous assure que votre comptable soit votre allié de choix dans la stratégie et vos rapports d’impôts.

Qu'est qu'une transaction comptabilité?

Une transaction est l’équivalent d’une transaction bancaire qui serait sur votre compte bancaire. Il peut s’agir par exemple d’un paiement au restaurant. Comme votre facturation est intégrée dans OfficiumLIVE, vous ne payez pas sur l’envoi d’une facture.

Suis-je obligé de connecter mon compte bancaire?

Non! Si vous n’avez pas de compte entreprise, vous n’êtes pas obligé de connecter votre compte bancaire, car la conciliation bancaire ne sera pas possible vu la nature des transactions sur votre compte personnel.

Toutefois, si vous avez un compte entreprise et vous souhaitez réduire les coûts reliés à la conciliation bancaire et optimiser votre tenue de livres, nous suggérons de le connecter.

Est-ce que les données de mon compte bancaire sont conservés et protégés?

Oui! Nous utilisons un fournisseur Canadien qui est autorisé par les établissements bancaires pour lire vos données et ainsi nous assurer de concilier simplement vos transactions. L’assistant OfficiumLIVE accède à une copie de ces transactions pour effectuer le traitement, mais ne conserve pas vos données dans notre technologie.

Est-ce que l’assistant fait ma déclaration de taxes?

Oui et non. L’assistant OfficiumLIVE compile les chiffres requis afin que vous puissiez envoyer vous-même votre déclaration de taxes au gouvernement. (un courriel vous sera acheminé à cet effet).

Est-ce que les données de mon compte bancaire sont conservés et protégés?

Oui! Nous utilisons un fournisseur Canadien qui est autorisé par les établissements bancaires pour lire vos données et ainsi nous assurer de concilier simplement vos transactions.

L’assistant OfficiumLIVE accède à une copie de ces transactions pour effectuer le traitement, mais ne conserve pas vos données dans notre technologie.

Est-ce que l’assistant fait mes paiements sur les factures fournisseurs ou autres paiements?

Non! L’assistant OfficiumLIVE n’effectue pas de paiements en votre nom pour des raisons de conformité et de sécurité des données.

Toutefois, il a la responsabilité de s’assurer de traiter la tenue de livres complète et vous avez l’option de suivre le tout dans votre espace en ligne.

Est-ce que mon comptable ou mon fiscaliste peut accéder à mon espace OfficiumLIVE?

Oui! Et nous vous suggérons de l’inviter à se connecter à votre espace OfficiumLIVE afin de suivre les activités de tenue de livres.

Il pourra ainsi vous fournir des conseils que seuls ces experts sont capables de vous fournir.

Est-ce que l’assistant peut effectuer mon rapport d'impôt?

Non! L’assistant n’est pas un comptable et n’a pas les certifications pour effectuer ce type de travail.

L’assistant s’assure que votre tenue de livres suive les meilleures pratiques de tenue de livres et ainsi vous simplifier le travail lorsque vient le temps de votre rapport d’impôt.

De plus, nous suggérons toujours de ne jamais faire faire la tenue de livres par la personne qui fait votre rapport d’impôt afin de vous assurer que le travail est double-vérifié et vous garantir une sécurité supplémentaire dans la prestation de votre comptabilité.

Est-ce que le prix inclut l'accompagnement et les questions sur ma tenue de livres?

L’accompagnement et les questions sur votre tenue de livres sont facturables à la seconde de traitement puisque le modèle de l’assistant est utilisateur-payeur.

Vous avez accès simplement et en toute transparence aux activités effectuées par votre assistant dans votre espace en ligne.

Est-ce que j'ai accès en tout temps aux informations de ma comptabilité?

Oui! Vous avez accès de partout dans le monde à partir d’une connexion internet ou via l’application mobile sur votre cellulaire.

Comment je fais pour parler à mon assistant?

Vous avez l’adresse courriel et le numéro de téléphone de votre assistant disponible sur votre espace en ligne.

Vous pouvez le contacter quand vous le souhaitez.

À noter que le traitement est facturable à la seconde de traitement afin de répondre à vos besoins.

Quel est le délai de traitement des transactions comptables dans ma tenue de livres?

Actuellement, le délai maximal est 10 jours ouvrables afin de nous assurer de la qualité.

Toutefois, nous nous orientons vers un système de traitement de beaucoup plus rapide pour votre satisfaction

Est-ce que je suis obligé de faire faire mes conciliations et fermetures de mois?

Si vous n’avez pas de compte entreprise, l’activité n’est pas nécessaire puisque vous gérez votre comptabilité en format « compte de dépenses ».

Toutefois, si vous avez un compte entreprise, il est requis que votre assistant effectue les conciliations et les fermetures de mois afin de s’assurer que votre tenue de livres soit conforme et balance.

Il s’agit d’un gage de qualité important qui réduit de nombreux risques et coûts lors de votre rapport d’impôt ou lors d’une vérification gouvernementale.

Si je souhaite me départir de l’assistant OfficiumLIVE, est-ce que je perds mes données?

Non! Les données sont votre propriété chez OfficiumLIVE.

Nous vous fournirons les documents nécessaires afin de nous assurer que la transition réponde à vos attentes.

Est-ce que je reçois une notification sur le traitement de chacune des transactions?

Non, et heureusement!

Vous avez toutefois toujours accès à ce que fait votre assistant sur votre espace en ligne OfficiumLIVE.

Puis-je suivre les interventions de mon assistant?

Oui, et c’est élémentaire dans la technologie OfficiumLIVE!

L'assistant intervient pour vous et en votre nom, il est donc essentiel que vous suiviez en temps réel le travail pour vous et en toute transparence.

Puis-je connecter ma boutique en ligne?

Pas pour le moment! Toutefois, nous utilisons certaines méthodes vous permettant de simplifier la gestion de vos revenus via la boutique en ligne avec l’assistant.

Nous vous invitons à en discuter avec l’assistant responsable de votre dossier suite à l'activation du service.

Avez-vous un système d’inventaire intégré?

Pas pour le moment! La majorité de notre clientèle traite des volumes raisonnables.

L’intégration d’un système d’inventaire demande plus de temps que de bénéfices sur la tenue de livres et sur votre quotidien.

Combien de temps dois-je prévoir pour que mon assistant soit fonctionnel?

Quelques minutes seulement!

Il est important de fournir les documents requis afin de maximiser l’intégration de votre dossier par la suite.

Puis-je importer ma liste de produits et de services de mon logiciel actuel?

Oui! Il suffit de remplir le gabarit fourni et de l’intégrer dans la section requise via la plateforme en ligne.

Puis-je importer mes informations de mon logiciel comptable actuel?

Oui! Il suffit de remplir le gabarit fourni et de l’intégrer dans la section requise via la plateforme en ligne.

Dois-je me déplacer pour apporter mes documents comptables?

Non! Vous déplacez est une perte de temps importante et vous n’avez pas vos données d’entreprise en temps réel.

Nous avons intégré une technologie simple où, en quelques secondes, votre facture ou votre document est envoyé à votre assistant par photo ou par courriel.

Est-ce que je dois conserver mon logiciel comptable actuel?

Non! Il n’est pas nécessaire de le conserver puisque votre assistant utilise la plateforme en ligne afin de vous partager les résultats de votre tenue de livres.

Vous avez toujours accès au contrôle, au traitement et aux résultats de votre entreprise.

Laissez place au plaisir d’automatiser votre tenue de livres!

Est-ce que je peux choisir mon assistant comptable?

Un assistant est attribué dans votre compte en fonction des informations fournies lors de la configuration du service.

Toutefois, si un assistant vous réfère, il vous sera attribué sur le service (seulement s’il est certifié).

Est-ce que l'assistant peut gérer ma tenue de livres sur mon logiciel actuel

OfficiumLIVE contient déjà un logiciel comptable intégré afin de vous éviter de payer pour un logiciel supplémentaire, alors que votre objectif est de déléguer votre tenue de livres.

Notre équipe assurera le transfert de vos données de votre logiciel actuel vers OfficiumLIVE. Vous devrez toutefois fournir les documents suivants :

    1. Balance de vérification à jour
    2. Détails des comptes à payer et à recevoir
    3. Dernière déclaration de taxes

Assistant téléphonique

Est-ce que je suis obligé de connecter mon agenda?

Non! Il est requis de le connecter seulement si vous désirez que votre assistant gère vos rendez-vous.

Est-ce que je suis obligé de réserver un numéro de téléphone?

Oui! Ce numéro servira à contacter votre assistant.

Est-ce que ce numéro de téléphone m’appartient?

Non! C'est un numéro que nous vous partageons avec vous afin que l'assistant accède à votre compte.

Si je pars, puis-je partir avec le numéro?

Oui! Toutefois, des frais vous seront à prévoir pour le traitement du transfert.

Est-ce que je peux extraire les enregistrements d'appels?

Non! Toutefois, l’écoute des appels est disponible afin de vous assurer de la qualité du service de votre assistant.

Puis-je suivre les interventions de mon assistant?

Oui et toujours et en direct!

Aussitôt que l'assistant raccroche le téléphone, l’appel est mis à votre disposition dans votre espace en ligne et sur l'application mobile.

Est-ce que je reçois une alerte après le traitement d'un appel par mon assistant?

Oui! Et ce, selon votre préférence : SMS ou courriel.

Vous avez également la possibilité de ne pas recevoir d’alertes en fonction de vos besoins.

Puis-je personnaliser mes messages d'accueil, d'attente et de boite vocale?

Oui! Vous pouvez personnaliser ces messages afin qu’ils correspondent bien à votre image de marque et à vos attentes pour votre service à la clientèle!

Comment je fais pour parler à mon assistant?

Vous avez l’adresse courriel et le numéro de téléphone de votre assistant disponible sur votre espace en ligne.

Vous pouvez le contacter quand vous le souhaitez dès que vous avez des informations à valider.

À noter que le traitement est facturable à la seconde de traitement.

Est-ce que mon assistant est bilingue?

L’assistant OfficiumLIVE peut effectuer la réception de vos appels en français et en anglais. 

Lorsque vous activez le service d’assistant téléphonique, vous devez remplir un formulaire d’intégration et choisir la langue pour la réception de vos appels.

Où se trouvent les assistants?

L’assistant est mobile et flexible. Il peut se trouver partout sur la planète toutefois vous répondra toujours dans la langue du service requis.

Suis-je obligé de changer de numéro de téléphone pour avoir le service?

En activant le service d’assistant téléphonique OfficiumLIVE, un numéro de téléphone local vous est fourni.

Vous avez alors deux options pour déléguer vos appels à l'assistant OfficiumLIVE :

  1. Communiquer ce numéro à vos contacts
    • Moyen efficace de séparer les appels personnels des appels professionnels
    • Solution idéale si vous venez de lancer votre entreprise et qu’un numéro de téléphone pour joindre votre entreprise n'a pas encore été publié
    • Cette option n'est pas recommandée lorsque vos contacts connaissent déjà le numéro pour joindre votre entreprise

  2. Configurer un renvoi d’appel
    • Cette option est idéale si vos contacts connaissent déjà le numéro pour joindre votre entreprise
    • Configurez un renvoi d'appel pour que vos contacts continuent à appeler au même numéro
    • Les appels seront alors dirigés vers le service de réception téléphonique
    • Activez un renvoi d’appel automatique pour renvoyer tous vos appels afin de ne plus recevoir d’appels
    • Activez d’autres types de renvoi pour rediriger seulement les appels dont vous n'êtes pas en mesure de répondre, remplaçant ainsi votre boîte vocale par un assistant qui vous connaît!
Combien de temps dois-je prévoir pour que mon assistant soit fonctionnel?

Prévoyez quelques minutes seulement!

Il est important de fournir les informations requises afin de maximiser l’intégration de votre dossier par l'assistant.

Est-ce que l’assistant peut faire payer des factures par téléphone?

Oui! Si votre facturation est activée dans OfficiumLIVE, vous pouvez demandé à l’assistant de prendre un paiement sur une facture.

C’est un élément possible et à valeur ajoutée pour vous.

Est-ce que je dois transférer manuellement mes rendez-vous dans OfficiumLIVE si l’assistant doit gérer mes rendez-vous?

Non! Il vous est possible de synchroniser en temps réel votre agenda personnel avec l'agenda OfficiumLIVE.

Voici la liste des agendas compatibles : iCloud, Google, Exchange, Outlook et Office 365.

Consultez vos rendez-vous comme d’habitude sur votre agenda favori, sans avoir à vous connecter à OfficiumLIVE.

Vous pourrez ainsi maximiser votre emploi du temps en laissant vos contacts prendre un rendez-vous de façon autonome, ou encore laisser le soin à l'assistant téléphonique OfficiumLIVE de le faire à votre place.

Combien de temps de formation est nécessaire pour utiliser l'assistant?

Cela nécessite seulement quelques minutes de votre temps! L’étape la plus longue consiste simplement à fournir vos informations pour que votre assistant connaisse votre fonctionnement et puisse interagir dans la technologie OfficiumLIVE.

Est-ce que je peux sélectionner mon assistant téléphonique?

Un assistant est attribué dans votre compte en fonction des informations fournies lors de la configuration du service.

Toutefois, si un assistant vous réfère, il vous sera attribué sur le service (seulement s’il est certifié)

Si je reçois un appel et que mon assistant est déjà occupé sur une autre ligne, qu'arrive-t-il?

Le client est placé dans une file d’attente jusqu’à ce qu’un de nos autres assistants soit disponible afin de répondre à l'appel en cours. (Une musique joue pendant ce moment afin d'apaiser l'attente possible) ou selon vos préférences de réponse (p. ex. directement sur la boîte vocale).

L'assistant s'adapte à votre fonctionnement.

La personne en attente peut-elle laisser un message vocal pendant son attente?

Oui! Par défaut, le client en attente peut laisser un message au bout de 30 secondes.

D’autres invitations à laisser un message se succèdent régulièrement pendant l’attente afin d’assurer une meilleure expérience client et après 5 minutes, le client tombe sur une boite vocale de fin pour éviter de le laisser attendre trop longtemps.

Si la personne est impatiente et raccroche, que se passe-t-il?

Vous allez avoir un appel manqué sur votre cellulaire et aucune notification de votre assistant ne sera envoyée puisque votre assistant n’est pas intervenu sur votre dossier.    

Puis-je écouter les appels et les messages vocaux?

Oui et quand vous voulrez! il suffit de vous connecter dans votre espace OfficiumLIVE (officiumlive.net) et de suivre la procédure suivante

Quelles sont vos heures d’ouverture?

Actuellement, nos bureaux sont ouverts de 8h à 17h, tous les jours ouvrables.

Nous travaillons à vous offrir le 24h/24- 7j/7!

Abonnez-vous à notre infolettre pour être le premier informé lorsque ce sera disponible!

Est-ce que l'assistant peut faire des appels sortants?

Non! C'est un élément sur lequel nous travaillons afin de vous l'offrir au courant de l'année.

À noter que les appels sortants seront reliés à du service à la clientèle (p. ex. confirmation d'un rendez-vous) et non pas pour du télémarketing

tarifs

Est-ce qu’activer mon compte de l’assistant est gratuit?

Oui! Notre objectif est de permettre aux entrepreneurs et aux travailleurs autonomes de faire ce qu’ils aiment, et ce, de la manière la plus accessible possible.

Pour atteindre cet objectif, nous souhaitons nous assurer que l’assistant soit simple, facile et pensé avec notre capacité personnelle d’accéder aux services requis de l’assistant.

Est-ce que je dois continuer à payer mon logiciel comptable ou de facturation actuel?

Non, et c’est pour cela que l’assistant existe!

Plus besoin de payer pour un logiciel puisque votre l'assistant effectue la tenue de livres directement dans la technologie OfficiumLIVE afin de vous fournir les éléments importants de votre comptabilité et que le module de facturation en ligne est 100% gratuit.

Est-ce que vous offrez des forfaits dans votre tarification?

Non! Aucun forfait n’est disponible.

L’assistant est en modèle utilisateur/payeur à 100% donc vous payez seulement pour ce que vous utilisez comparativement à des forfaits où vous payez souvent plus cher pour des fonctionnalités que vous n’utilisez pas.

Certaines options sont payées mensuellement afin de maintenir la disponibilité de l’assistant à faible coût.

Est-ce toujours le même prix si j’utilise beaucoup l’assistant?

Non! Vous avez un escompte de volume intégré dans votre utilisation.

Nous vous invitons à prendre connaissance des tarifs sur le site web (https://www.officiumlive.com/tarifs) et nous avons même intégré un calculateur afin de prévoir le coût de l’assistant en fonction de votre utilisation et vos besoins.

À quel moment ma facturation à l’utilisation se réinitialise-t-elle?

Lors de l’activation de votre service, votre période mensuelle est démarrée et sera toujours sur la même période.

Chaque service est indépendant dans la période de calcul puisque votre activation du service est propre à vos besoins et suivra toujours les mêmes périodes.

P. ex. : vous activez l’assistant tenue de livres le 17 avril. La période de calcul se fera sur la période du 17 au 16 du mois suivant, soit du 17 avril au 16 mai, du 17 mai au 16 juin, et ainsi de suite.

Est-ce que je dois prévoir des frais fixes dans mon utilisation?

Oui! il y certains frais fixes technologiques à considérer en fonction de votre situation et vos besoins.

P. ex. : si vous souhaitez ajouter la gestion de vos rendez-vous par l’assistant, il y a un frais mensuel de 5$ afin de connecter en temps réel votre agenda avec celui de l’assistant.

À noter que certains clients de l’assistant tenue de livres n’ont pas de compte bancaire entreprise, donc 100% des frais de l'assistant sont à l'utilisation. Pour connaître la liste des frais fixes et des frais variables, visitez la section «Tarifs».

Est-ce qu’il y a des frais cachés?

Aucuns et jamais! L’assistant est 100% transparent et vos informations centralisées vous permettent d’avoir une vue d’ensemble.

Nos frais sont détaillés sur notre site web, dans la section « tarifs ».

Est-ce que j’ai l’obligation de payer des services de l’assistant même si je ne l’utilise pas?

La seule obligation est de payer les frais fixes technologiques reliés à votre situation et en fonction des services activés.

À noter qu’aucuns frais de transaction ou temps de traitement ne seront facturés si vous ne sollicitez pas l’assistant.